Running meeting di successo
Le riunioni sono parte del paesaggio quotidiano dei dirigenti della carriera. Alcuni dirigenti di trascorrere le loro giornate in riunioni o in via di loro.
Gestire una riunione del personale è un'arte. Ci sono alcuni tasti per assicurare che un incontro viene gestito in modo efficace e fruttuosa.
La prima regola è quella di preparare in anticipo. Molti dirigenti di trascurare questa parte essenziale. Una preparazione determina in gran parte il successo o il fallimento della riunione. La prima domanda che ci dobbiamo porre è l'utilità della riunione e ciò che si cerca di realizzare. Molti problemi possono essere risolti più facilmente da una telefonata veloce o in videoconferenza.
La seconda regola è quella di filtrare i partecipanti: chi ha davvero bisogno di partecipare alla riunione? La chiamata in più di quelli direttamente interessati spreco di tempo e risorse e diluisce l'efficacia della riunione.
Il manager dovrebbe informare i partecipanti degli obiettivi della riunione e devono anche preparare.
La persona che è stato designato dal management per condurre l'incontro dovrebbe davvero portare, indipendentemente dal suo livello nella gerarchia. Uno dovrebbe determinare approssimativamente la quantità di tempo da spendere per ogni punto e una persona dovrebbe essere designato a prendere le note e prendersi cura della documentazione.
Spesso un modo efficace di lanciare un incontro è di ricordare ai partecipanti in pochi minuti delle decisioni prese durante le riunioni precedenti e il progresso che resta da fare. Questo permette a tutti di ri-familiarizzare con i temi della riunione e gli obiettivi.
I gestori che arrivano alle riunioni, a partire via con, 'c'è un problema con X che ho bisogno di discutere con tutti voi,' - questo incontro è già fuori per una brutta partenza. Una strategia migliore è quella di proporre soluzioni o piuttosto di suggerire due o tre spiegazioni per l'origine dei problemi. Questo ti permette di incanalare l'discussione.
E 'inoltre importante ricordare ai partecipanti l'obiettivo della riunione. Questo permette anche di canale la discussione. Ad esempio, si potrebbe ricordare ai partecipanti che lo scopo di questo incontro è quello di organizzare la migrazione dei propri sistemi informatici vecchio al nuovo sistema. In caso contrario, introduce così il rischio che i partecipanti questione ancora volta la necessità di migrare in primo luogo, una questione che è già stato ampiamente discusso e ora decisa.
Per essere efficace nei suoi incontri, un manager ha bisogno di ascoltare a tutti. Non c'è modo migliore di assicurare la completa attenzione di tutti che, annunciando che i partecipanti dovranno rispondere alla fine della riunione di un certo numero di domande.
Ciò è particolarmente utile quando the conclusione della riunione è di the mettere in atto un processo in corso, per esempio, per migliorare la qualità di una procedura di notifica. Quando tutti sanno che gli verrà chiesto che cosa hanno capito e trattenuti dalla riunione, si concentrerà invece di agire come spettatori in ascolto davanti a una tazza di caffè.
Avendo partecipanti riformulare ciò che è stato detto e deciso, una assicura che tutti sono chiare sui temi trattati e le rispettive missioni uno ciascuno per il follow-up. Di solito è meglio a formulare delle domande al proprio personale in modo positivo, chiedendo che cosa hanno capito, invece di chiedere che cosa avrebbero potuto perdere.
Un altro aiuto utile in anticipo i partecipanti di differenti temperamenti. Ci può essere la Enthusiast pronto a saltare in ogni nuovo progetto, il seguace, il polemico contester. Questo ultimo carattere deve essere gestito con attenzione perché il suo riflesso naturale sarà quello di neutralizzare il più possibile. Facciamo sì che questo personaggio esprimere le sue contraddizioni, perché questo serve un ruolo utile: egli spinge gli altri a discutere. Convincere lui è una sorta di processo che precede la comunicazione della vostra decisione.
L'esecutivo dovrebbe anche essere attenti a ciò che ogni individuo nella sua squadra, dice, di lottare contro le tendenze di monopolizzare la discussione.
L'uso di supporti visivi è diventato uno standard e strumenti di presentazione, come le diapositive di PowerPoint consentono la distribuzione delle riunioni immediatamente i risultati. Al termine della riunione, tutti devono sapere che cosa ha a che fare. Se, d'altro canto, le note e la documentazione venire incontro due settimane più tardi, la spinta della riunione è perduto.
